இதற்கமைவாக பிறப்பு சான்றிதழ்கள், மரண மற்றும் திருமண சான்றிதழ்களின் செல்லுப்படியாகும் காலத்தினை வரையறைக்கு உட்படுத்தாமல் ஏற்றுக்கொள்வதாக அறிக்கை ஒன்றை விடுத்து திணைக்களம் குறிப்பிட்டுள்ளது.
சம்பந்தப்பட்ட பிரதி உறுதி செய்யப்பட்டு வழங்கப்பட்ட காலம் 6 மாத காலத்துக்கு மாத்திரம் செல்லுபடியாகும் என இதற்கு முன்னர் வரையறுக்கப்பட்டிருந்தது.
இருப்பினும் இந்த நிலையின் காரணமாக துணை பிரதியை பெற்றுக்கொள்வதில் பொதுமக்கள் மத்தியில் பாரிய சிக்கல் இருக்கின்றமை அவதானிக்கப்பட்டுள்ளதாக பதிவாளர் நாயகம் திணைக்களம் குறிப்பிட்டுள்ளது.
இந்த நிலையை கவனத்தில் கொண்டு இந்த தீர்மானம் மேற்கொள்ளப்பட்டிருப்பதாக குறிப்பிட்ட திணைக்களம் ,பொதுமக்களுக்கு ஏற்பட்ட சிரமம் இதன்மூலம் குறைவடைவதாக சுட்டிக்காட்டியுள்ளது.
இது தொடர்பில் கல்வி அமைச்சு, வெளிநாட்டு அலுவல்கள் அமைச்சு, குடிவரவு குடியகழ்வு திணைக்களம் மற்றும் ஆட்களை பதிவு செய்யும் திணைக்களம் ஆகியவற்றுக்கு அறிவிப்பதற்கு நடவடிக்கை மேற்கொள்ளப்படும் என்று திணைக்களம் மேலும் தெரிவித்துள்ளது.
பிரதேச செயலாளர்களுக்கு அனுப்பியுள்ள கடிதத்தில், தங்களது நிறுவனத்தில் சேவை பெறுநர்களுக்கு இது தொடர்பில் தெளிவூட்டுமாறு பதிவாளர் நாயகம் பீ.எஸ்.பீ. அபேவர்தன குறிப்பிட்டுள்ளார்.
எனவே, பதிவாளர் நாயகத்தினால் வழங்கப்பட்டுள்ள தெளிவான சான்றிதழ் பிரதியொன்று இருக்குமாயின், மீண்டும் புதிய பிரதியொன்றைப் பெற்றுக்கொள்ள வேண்டிய அவசியமில்லை என, பதிவாளர் நாயகம் சுட்டிக்காட்டியுள்ளார்.
ஏதெனுமொரு நிலையில், பிறப்பு, இறப்பு, திருமண சான்றிதழ்களில் திருத்தங்கள் மேற்கொள்ளப்பட்டிருக்குமாயின் மாத்திரம் திருத்தப்பட்ட புதிய பிரதியை அந்தந்த நிறுவனங்களுக்கு சமர்ப்பிக்க வேண்டுமென பதிவாளர் நாயகம் பீ.எஸ்.பீ. அபேவர்தன தெரிவித்துள்ளார்.